Berita

Rapat Koordinasi Pengembangan Sistem Informasi: Penyempurnaan Modul Menuju Implementasi yang Lebih Optimal

Sebagai bagian dari komitmen dalam menghadirkan sistem informasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pengguna, tim pengembang menggelar rapat koordinasi untuk membahas perkembangan serta penyempurnaan berbagai modul yang sedang dikembangkan. Kegiatan ini menjadi wadah evaluasi sekaligus diskusi antara tim pengembang dan para penanggung jawab setiap modul guna memastikan seluruh fitur yang dibangun mampu mendukung operasional lembaga secara maksimal.

Dalam pertemuan tersebut, masing-masing penanggung jawab memaparkan perkembangan modul yang dikerjakan, meliputi Modul Kepegawaian dan Penggajian oleh Dani, Modul Pengasuhan oleh Fakhri, Modul Pendidikan dan Modul Non Tunai (Belanja) oleh Wachyu, serta Modul Asset oleh Tsaqif. Sementara itu, notulensi rapat didokumentasikan oleh Tsaqif dan Fakhri.

Pada pembahasan Modul Kepegawaian dan Penggajian, disampaikan bahwa seluruh dokumen pendukung penggajian telah diterima dan proses selanjutnya tinggal dikoordinasikan bersama bagian Tata Usaha. Hingga saat ini implementasi modul berjalan dengan baik dan belum ditemukan kendala maupun keluhan dari pengguna.

Sementara itu, pada Modul Pengasuhan, terdapat beberapa usulan penyempurnaan, di antaranya penyesuaian istilah agar lebih sesuai dengan lingkungan pondok, seperti mengganti kata siswa menjadi santri dan kompetensi dasar menjadi skala. Selain itu, tim juga membahas kebutuhan alur persetujuan (approval) untuk proses perizinan, kepulangan, kedatangan, dan pelanggaran santri. Khusus untuk pelanggaran berat, direncanakan adanya alur penanganan menuju Baitul Mahkamah. Beberapa pengembangan lain yang turut dibahas meliputi penambahan filter pada pilihan data, pembatasan pembuatan jurnal kegiatan oleh Super Admin, serta simulasi sistem penilaian rapor agar skala penilaiannya lebih tepat.

Pada sesi Modul Pendidikan, fokus pembahasan mencakup penambahan peran Admin per Madrasah yang memiliki kewenangan mengelola pergantian pengajar, integrasi data antara modul Pendidikan dan Pengasuhan, pembuatan rekapitulasi santri per mata pelajaran untuk mendukung presensi, hingga mekanisme penanganan guru pengganti maupun guru baru. Selain itu, disepakati bahwa materi atau pertemuan yang telah terlaksana tidak dapat dipilih kembali, sedangkan apabila terjadi kesalahan input data oleh guru, proses perbaikannya akan dilakukan melalui administrator. Beberapa kebutuhan lainnya masih akan dibahas lebih lanjut bersama penanggung jawab bidang pendidikan.

Pada Modul Asset, pembahasan difokuskan pada integrasi sumber pengadaan barang menggunakan kode MAK dari aplikasi AKT. Tim juga mendiskusikan mekanisme pengelolaan anggaran, terutama ketika kebutuhan pengadaan aset melebihi pagu yang tersedia sehingga diperlukan proses pengalihan anggaran atau refocusing. Ke depan, modul Asset direncanakan akan terintegrasi dengan sistem keuangan agar proses pengelolaan aset dan anggaran dapat berjalan lebih efektif, akurat, dan saling terhubung.

Melalui rapat koordinasi ini, diharapkan seluruh masukan yang telah dihimpun dapat menjadi dasar penyempurnaan sistem sebelum diterapkan secara penuh. Kolaborasi yang baik antara tim pengembang dan para pengguna menjadi langkah penting dalam menghadirkan aplikasi yang tidak hanya berfungsi dengan baik, tetapi juga mampu menjawab kebutuhan operasional lembaga secara menyeluruh.